Utiliser des logiciels dans l’entreprise est devenue monnaie courante de nos jours. Il existe, en effet, une multitude de programmes informatiques qui sont mis à la disposition des compagnies pour leur permettre de gérer leurs activités à divers niveaux. C’est le cas de l’ERP qui est encore appelé en français progiciel de gestion intégré. Il s’agit d’un outil indispensable pour toute entreprise qui souhaite une gestion efficace pour une meilleure productivité. Dès lors, à travers ce cahier des charges ERP, vous allez avoir une compréhension plus étendue de cette notion.
Qu’est-ce que l’ERP ? Pourquoi est-il important pour l’entreprise ?
Un ERP est un logiciel qui permet de gérer plusieurs services dans une entreprise : le stock, la production, la comptabilité, la vente, etc. C’est une base de données qui comporte toutes les informations de l’entreprise pour une bonne prise de décision au moment opportun. Il est au centre des objectifs et des activités de chaque direction. À ce titre, on peut le représenter comme l’épine dorsale de l’organisation. Dans ces conditions, quelle que soit la taille de votre établissement, vous avez ici un outil informatique qui vous permet d’accroître la productivité tout en apportant une amélioration aux processus.
En conséquence, on est en droit de se demander à quoi sert un logiciel ERP. En réalité, vous avez beaucoup de bienfaits à tirer de ce programme informatique. À propos, l’ERP vient résoudre les problèmes comme :
- Les difficultés à communiquer à l’interne, c’est-à-dire entre les services ou les directions
- Les problématiques à communiquer à l’externe, c’est-à-dire entre les fournisseurs ou les clients
- L’envie de rendre homogène le système d’information
- Etc.
Après quoi, pour que votre projet ERP connaisse un succès à tous égards, il faut la rédaction d’un cahier des charges réalisé par un expert : le maître d’ouvrage. En effet, il est question d’un document qui vous donne l’opportunité de rendre officiels vos besoins. Ce cahier des charges est adressé à tous les éditeurs ERP. Ceux-ci pourront s’en servir pour vous présenter leurs offres. Il vous revient de faire la comparaison et d’effectuer le meilleur choix possible d’ERP.
Quelques éléments essentiels dans le cahier des charges ERP
Vous n’ignorez pas que le cahier des charges est une guide, une feuille de route pour pouvoir choisir une solution ERP conséquente. Dans ces conditions, un certain nombre d’informations doivent y figurer.
Par exemple, on y trouve ce qui détermine la consultation, c’est-à-dire l’objet. Ici, on fait référence aux fonctions et à l’espace géographique du projet. Autrement dit, on doit connaître les raisons qui vous poussent à adopter un projet ERP.
Par ailleurs, n’oubliez pas que le cahier des charges doit comporter des informations sur votre entreprise. En fait, il s’agit de présenter votre structure, ses activités, les produits ou les services qu’elle met en vente, etc.
Les processus sont également exposés, sans omettre les fonctionnalités. À vrai dire, on détaille les habitudes existantes dans chaque processus. Ensuite, vous présentez les comportements que vous désirez voir évolués. Dans ce cas-ci, n’hésitez pas à faire le classement de vos besoins prioritaires. Pour bien faire comprendre de quoi il est question, vous pouvez appuyer vos dires par des schémas.
